¿Productividad personal? Esta estrategia sí funciona

Hacer más con menos. Esta es la regla que, de un tiempo a esta parte, se ha implantado en la mayor parte de las organizaciones. Con dos consecuencias directas para nuestro trabajo: más carga y puestos multitarea.

Los posibles efectos indirectos del “más con menos” están también ahí: más dificultad para organizarnos y rendir lo esperado, sobrededicación al trabajo y desequilibrio vital, estrés (del malo) y, al final, frustración… O quizá algo peor.

¿Quién no se ha planteado en una situación así “hacer algo” para intentar ser más productivo y reducir la ansiedad?

Quizá recurriendo a los conceptos y técnicas típicos que explicamos en los cursos de gestión del tiempo: curvas de rendimiento, ladrones del tiempo, leyes de uso efectivo del tiempo, la matriz urgente/importante, programas semanales y listas de tareas…

O utilizando un recurso ahora muy a mano: una buena aplicación para el móvil para la organización de tareas y tiempos. Las hay excelentes.

Y los más inquietos no será raro que hayan explorado alguno de esos sistemas de productividad personal que suenan por ahí: Kanban, Autofocus, Pomodoro… o el completísimo GTD (iniciales de “Getting Things Done”, el sistema desarrollado por David Allen).

Todo ello es interesante y útil. Sin duda. Pero muchas veces se fracasa en este empeño de mejorar la propia productividad por el olvido de dos verdades básicas: una, el sistema realmente eres tú; y dos, las herramientas son solo eso: herramientas.

¿Cuál es, entonces, la mejor estrategia para mejorar nuestra productividad personal? Sencillamente una que tenga en cuenta y aproveche todas las posibilidades de esos sistemas y herramientas pero que, sobre todo, ponga el foco principal en lo que cada uno de nosotros somos y hacemos cotidianamente, de forma espontánea. Aristóteles dio en el clavo: “Somos lo que hacemos repetidamente. La excelencia, entonces, no es un acto; es un hábito”.

Sí, el secreto está en cambiar algunos hábitos improductivos, generando otros nuevos. Así de simple… y así de difícil para muchos de nosotros. Pero en todo caso, algo necesario y posible. Esta otra frase es de Einstein: “Locura es esperar resultados distintos haciendo las mismas cosas de siempre”.

La productividad personal no es, en el fondo, más que un conjunto integrado y coherente de buenos hábitos.

¿Y cómo se cambian los hábitos? Cada persona somos un mundo, pero estos cinco tips suelen funcionar:

1. Todo empieza con un acto de voluntad: ¡quiero! Para eso hace falta buscar una motivación real, un por qué poderoso, positivo y optimista. Pero sin posponer eternamente el arranque a unas condiciones ideales que nunca terminarán por darse. Muchas veces lo que nos hace falta es solo ponernos en marcha. Sin más.

2. Mejor de uno en uno y de forma progresiva. Atacar un hábito cada vez, sin dispersar nuestra energía. Y si tienen que ser varios, mejor interrelacionados. Con una cierta contención en la ambición, aumentando gradualmente la intensidad. Es mucho más realista. Es aconsejable también dividir un gran objetivo en objetivos más pequeños. Aunque algunos comportamientos cotidianos exigirán un sentido binario: hago o no hago.

3. Repetición y paciencia. Los hábitos se adquieren por la repetición consciente, regular y sistemática, durante un tiempo significativo, de los comportamientos buenos que queremos incorporar a nuestra forma de conducirnos. Esto exige firmeza… y paciencia. También ser muy conscientes de por dónde vendrán los “cantos de sirena” para el abandono. Y si se falla, hay que volver a empezar. Unas veces se gana… y otras se aprende. Los resultados llegan solo si les damos tiempo.

4. Seguimiento. Es más importante de lo que parece y aquí muchos fallamos. Ir registrando la constancia en el propósito y los avances logrados es mucho más contar con una información. Es más bien una fuente de motivación que nos ayudará en un camino que puede durar uno o dos meses.

5. Refuerzo positivo. Esto significa buscar frecuentemente inspiración para lo que estamos haciendo, visualizarlo, recrearlo. Otras veces ayudará comprometernos con otros. O quizá hacer diariamente alguna anotación personal. Ayuda también “celebrar”, de nuestra particular manera, las pequeñas victorias que vamos consiguiendo, contagiándonos a nosotros mismos de optimismo, de esa “moral de victoria” que nos hace fuertes.

El resultado de ese pequeño plan y de ese esfuerzo de repetición de buenas acciones será que el comportamiento saldrá de nosotros de una forma espontánea, sin proponérnoslo. En cierto modo, habrá pasado a formar parte de nuestro carácter. La rutina productiva será ya parte de una manera personal y habitual de ser. Si además ahora incorporamos sistemas y herramientas de productividad personal, funcionarán con mucha fluidez.

Jaime Urcelay

(Publicado en DÉVÉ. Estilo de vida, Estrategia, Liderazgo. Nº 7, Orden, 16/07/2018)

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